Microsoft 365 Copilot testen? 5 praktische voorbeelden

Dat ontdek je niet door een paar willekeurige prompts te proberen. De echte waarde zit in werkzaamheden die je toch al uitvoert. Minder zoeken, sneller een eerste versie maken of na een vergadering direct weten wat er moet gebeuren.

Voor organisaties die aan de voorwaarden voldoen, is er een 30-daagse Microsoft 365 Copilot-proef beschikbaar voor 25 gebruikers, zonder licentiekosten voor de Copilot-licenties tijdens de proefperiode. Connectworks kijkt graag mee of jouw organisatie hiervoor in aanmerking komt en wat er nodig is om te starten.

Maar dan moet je die 30 dagen wel goed gebruiken.

Niet zomaar wat proberen

Geef 25 collega’s toegang tot Copilot met de boodschap ‘probeer maar eens wat’ en de kans is groot dat je na een maand nog steeds niet weet of het echt iets heeft opgeleverd. De één gebruikt Copilot iedere dag, terwijl een ander na drie prompts alweer verdergaat zoals altijd.

Microsoft heeft daarom een Copilot Success Planner ontwikkeld. Het uitgangspunt daarvan is simpel: bepaal vooraf wat je wilt testen en wat je na afloop wilt weten.

Daar geven we bij Connectworks graag onze eigen praktische draai aan. Begin niet bij alles wat Copilot kan, maar bij je werkdag. Waar verlies je tijd? Welke werkzaamheden komen steeds terug? Waar zoek je veel informatie bij elkaar? En bij welke taken kost het vooral veel tijd om te beginnen?

Daar moet je Copilot op testen. Heb je een half uur? Begin dan eens met deze vijf toepassingen.

1. Begin bij je inbox

Open een lange mailwisseling waar je vandaag toch nog iets mee moet en vraag Copilot bijvoorbeeld:

Vat deze mailwisseling samen. Wat is er besloten, welke vragen staan nog open en welke acties liggen bij mij?

Laat Copilot daarna een eerste antwoord voorbereiden. Controleer het resultaat, pas het aan waar nodig en bepaal zelf wat eruit gaat.

Het interessante is niet óf Copilot een mail kan schrijven. Kijk vooral hoeveel tijd je bespaart doordat je minder hoeft terug te lezen, informatie sneller boven water krijgt en gemakkelijker tot een eerste antwoord komt. Vijf minuten tijdwinst lijkt misschien weinig. Maar als je dit meerdere keren per week doet, begint het al snel op te tellen.

2. Laat Copilot je vergadering verwerken

Een vergadering is afgelopen. Iedereen klapt zijn laptop dicht. En een uur later begint het: wie zou dat ook alweer oppakken? Gebruik eens een echte Teams-vergadering om Copilot te testen. Vraag bijvoorbeeld:

Welke besluiten zijn tijdens deze vergadering genomen? Zet de actiepunten op een rij, inclusief verantwoordelijke personen en genoemde deadlines.

Of:

Over welke onderwerpen is nog geen duidelijke beslissing genomen?

Daarmee gebruik je Copilot niet alleen om een vergadering samen te vatten, maar vooral om sneller van overleg naar actie te gaan.

Wil je daarin nog een stap verder gaan? Dan is ook Facilitator in Microsoft Teams interessant. Facilitator helpt juist tijdens het overleg om structuur aan te brengen. Denk aan het bijhouden van notities, besluiten en actiepunten. Zo hoeft de vraag ‘wie notuleert vandaag?’ steeds minder centraal te staan en kun je je meer richten op het gesprek zelf.

Copilot en Facilitator pakken daarmee een heel herkenbaar probleem aan: minder tijd kwijt zijn aan alles rondom een overleg en sneller verder kunnen met de acties die eruit komen.

3. Begin niet meer met een leeg document

Een klantvoorstel, projectplan, interne instructie of presentatie: vaak weet je inhoudelijk best wat je wilt vertellen, maar kost het tijd om van losse informatie een logisch geheel te maken.

Pak tijdens je test daarom geen fictief document. Gebruik iets wat deze week daadwerkelijk af moet en vraag Copilot bijvoorbeeld:

Maak op basis van deze informatie een eerste voorstel voor een klant. Begin met de aanleiding, beschrijf daarna onze aanpak en sluit af met concrete vervolgstappen. Schrijf duidelijk en vermijd onnodig technisch jargon.

Het doel is niet dat Copilot zelfstandig het eindresultaat maakt. Jouw kennis van de klant, organisatie en inhoud blijft nodig. Maar als je veel sneller van losse informatie naar een eerste bruikbare versie gaat, levert dat direct iets op.

4. Stop met zoeken en begin met vragen

Hoeveel tijd ben je op een gemiddelde werkdag kwijt aan zoeken? Dat ene document, die afspraak uit een vergadering, een mail van twee weken geleden of de laatste status van een project. Met Microsoft 365 Copilot kun je informatie uit je werkomgeving gebruiken om sneller antwoord te krijgen op zulke vragen, uiteraard binnen de informatie waar jij toegang toe hebt.

Probeer bijvoorbeeld:

Geef mij de belangrijkste ontwikkelingen rondom project X van de afgelopen week. Wat is er besloten, welke acties staan nog open en wat moet ik weten?

Of na een paar vrije dagen:

Wat heb ik rondom klant X gemist sinds afgelopen donderdag?

Juist hier merk je het verschil met alleen een losse AI-chat. Je gebruikt Copilot niet alleen om nieuwe tekst te maken, maar ook om sneller grip te krijgen op informatie die binnen je organisatie al aanwezig is.

Als je daardoor iedere werkdag minder hoeft te zoeken, kan daar behoorlijk wat tijdwinst in zitten.

5. Laat Copilot naar je cijfers kijken

Pak tot slot eens een Excel-bestand waar je daadwerkelijk mee werkt. Bijvoorbeeld verkoopcijfers, projecturen of een andere rapportage.

Vraag Copilot bijvoorbeeld:

Welke ontwikkelingen vallen het meeste op in deze gegevens? Benoem opvallende stijgingen of dalingen en geef aan welke punten ik verder zou moeten onderzoeken.

Je kunt daarna doorvragen op een specifiek resultaat of Copilot vragen om bepaalde informatie inzichtelijk te maken.

Het doel is niet om Copilot zelfstandig conclusies te laten trekken waar je vervolgens blind op vertrouwt. Gebruik het vooral als eerste analyse. Ziet Copilot sneller patronen waar jij normaal zelf door rijen en kolommen voor moet zoeken?

Ook hier geldt dezelfde vraag: scheelt het je daadwerkelijk werk?

Een half uur getest. En nu?

Na deze vijf tests heb je waarschijnlijk al een beter beeld van waar Copilot interessant kan zijn. Maar een paar goede voorbeelden zeggen nog niet dat Copilot structureel waarde toevoegt. Daar kom je pas achter door het langer in je normale werk te gebruiken.

Daarom kun je Microsoft 365 Copilot onder voorwaarden 30 dagen met maximaal 25 collega’s uitproberen, zonder licentiekosten voor de Copilot-licenties tijdens die proefperiode. Wij zouden die maand niet gebruiken om zoveel mogelijk functies af te vinken. Kies liever een paar werkzaamheden waarvan je wilt weten of Copilot daar echt verschil maakt.

Daarbij stellen we vooraf drie simpele vragen.

1. Wie gaat Copilot testen?
Kies medewerkers met verschillende werkzaamheden. Niet alleen IT of management, maar juist ook collega’s die dagelijks veel werken met bijvoorbeeld Outlook, Teams, Word en Excel.

2. Wat gaan zij testen?
Kies echte werkzaamheden die regelmatig terugkomen. Denk aan het voorbereiden van klantgesprekken, verwerken van vergaderingen, maken van projectupdates of terugzoeken van informatie.

3. Wanneer is de test geslaagd?
Spreek vooraf af waar je na 30 dagen naar kijkt. Bespaar je tijd? Hoef je minder te zoeken? Kom je sneller tot een bruikbare eerste versie? Worden afspraken beter opgevolgd?

Dat is wat ons betreft de praktische Connectworks-versie van het Copilot Success Plan. Geen uitgebreid AI-project, maar vooraf bepalen waar Copilot waarde moet toevoegen en vervolgens meten of dat ook echt gebeurt.

Kies bijvoorbeeld één taak die iedere week terugkomt en houd bij hoeveel tijd je eraan besteedt. Kost een projectupdate normaal 45 minuten en lukt hetzelfde werk met Copilot structureel in 25 minuten? Dan wordt de toegevoegde waarde ineens heel concreet.

30 minuten geeft je een indruk. 30 dagen laat zien wat het oplevert.

De proefperiode is bedoeld voor organisaties met minder dan 300 gebruikers die aan de voorwaarden van Microsoft voldoen en nog geen betaalde Microsoft 365 Copilot-licenties gebruiken. De 25 Copilot-licenties kosten tijdens de proefperiode niets. Goed om te weten: na afloop kan de proef worden omgezet naar een betaald abonnement. Daarom is het belangrijk om vóór het einde van de 30 dagen de balans op te maken.

Waar heeft Copilot aantoonbaar iets opgeleverd? Welke toepassingen worden echt gebruikt? Voor welke medewerkers is het interessant? En waar voegt het juist weinig toe? Dan neem je geen beslissing op basis van een mooie demo of een lijst met mogelijkheden, maar op basis van je eigen werkpraktijk.

Twijfel je nog? Probeer Copilot zelf.

Je kunt veel lezen over wat Microsoft 365 Copilot allemaal kan. Maar uiteindelijk ontdek je pas wat het voor jouw organisatie betekent wanneer je ermee werkt. 30 dagen. 25 collega’s. Gewoon met het werk dat er toch al ligt.

Wil je Microsoft 365 Copilot zelf uitproberen? Neem contact op met Connectworks. We kijken eerst of jouw organisatie voor de proef in aanmerking komt en wat er nodig is om te starten. Vervolgens helpen we je om de 30 dagen zo in te richten dat je na afloop niet alleen weet wat Copilot kan, maar vooral wat het jullie oplevert.