Bescherm je data: Kies voor Microsoft 365 back-up

De kans dat jij Microsoft 365 gebruikt is erg groot. Veel organisaties gebruiken Microsoft 365 als samenwerkings- en communicatieplatform om efficiënt met elkaar te kunnen samenwerken. Microsoft 365 host bedrijfsgegevens, configuraties en workflows die een grote impact op jouw organisatie kunnen hebben als deze verloren of beschadigd raken.

Afhankelijk van de licentie die je gebruikt, heb je mogelijk toegang tot sommige cloud-native services die door Microsoft worden geleverd en jouw gegevens kunnen beschermen met behulp van een bewaarbeleid. Deze services stellen je in staat om gegevens te behouden, zelfs als ze door een collega worden verwijderd binnen jouw Exchange-, OneDrive-, SharePoint- en Teams-omgeving.

Het bewaarbeleid stelt jou alleen in staat om gegevens te herstellen, maar niet om de configuratie of structuur van een mailbox, OneDrive of SharePoint te herstellen. Als een account geïnfecteerd is met een virus of is gehackt door een ransomware-aanval heeft dit ook invloed op de gegevens binnen het bewaarbeleid. Daarom raden wij je aan om een back-upservice te gebruiken voor jouw Microsoft 365-gegevens.

Back-up van Exchange Online mailboxen

Wanneer je een back-upservice gebruikt om mailboxen binnen jouw Exchange Online-omgeving te back-uppen, maakt het een back-up van de volledige mailboxstructuur en alle configuraties daarin. Als je een mailbox moet herstellen, herstel je deze in dezelfde staat als waarin deze was op het moment van de back-up. Als je de cloud-native Microsoft 365-retentiebeleid gebruikt in plaats van een back-up service, moet je een zoekopdracht uitvoeren in een mailbox die je vervolgens exporteert naar een .PST-bestand. Deze export kan vervolgens aan Outlook worden toegevoegd en geïmporteerd. Dit kan jouw organisatie blootstellen aan de volgende risico’s.

1. Een .PST-bestand heeft meestal geen beveiliging en als iemand dat bestand in handen krijgt, wordt er mogelijk gevoelige informatie blootgesteld.
2. Een .PST-bestand neemt onnodige opslagruimte op servers en endpoints in beslag.
3. Je moet e-mails in een ongestructureerd formaat zoeken en importeren in de gewenste mappenstructuur, dit kan dagen duren. Kortom, het is een zeer rommelig en tijdrovend proces.

Back-up van SharePoint en OneDrive

De data die zich bevindt binnen SharePoint en OneDrive kan een retentiebeleid hebben waardoor een kopie van het bestand wordt opgeslagen op een verborgen locatie als het bestand wordt verwijderd door de eindgebruiker. Helaas dragen verwijderde bestanden nog steeds bij aan jouw SharePoint- of OneDrive-opslag. Voor OneDrive is dit meestal geen probleem vanwege een opslagtoelage van 5 TB, maar voor SharePoint kan dit nadelig zijn omdat de opslag beperkt is tot 1 TB + 10 GB per gebruiker. Als je bijvoorbeeld 200 gebruikers hebt, wordt je hierdoor beperkt tot 3 TB aan SharePoint-opslag. Daarom kan een retentiebeleid jouw functionele gebruik van SharePoint beperken of extra kosten met zich meebrengen voor meer opslag. SharePoint wordt vaak gebruikt voor veel meer dan alleen bestandopslag. Als je een SharePoint-site verliest kunnen wij deze gemakkelijk herstellen door onze back-up-service met alle bestanden op één plaats.

Back-up van Microsoft Teams

Teams heeft instellingen, configuraties en leden die allemaal beschermd en herstelbaar moeten zijn. Onze back-upoplossing kan niet alleen gegevens beschermen, maar ook deze instellingen en bijbehorende verbindingen tussen applicaties. Teams-kanalen worden veel gebruikt voor projecten en speciale initiatieven om met collega’s te communiceren. Maar nadat een project is voltooid, moet je waarschijnlijk een kopie van het voltooide project bewaren voor lange termijn behoeften, zoals juridische en nalevingsverzoeken. Wat vaak gebeurt is dat deze Teams per ongeluk worden verwijderd of dat het beleid verkeerd wordt toegepast, waardoor andere bestanden of essentiële documenten niet beschikbaar zijn. Back-ups bieden niet alleen bescherming tegen het onbekende, maar kunnen ook verschillende manieren bieden om ontbrekende of per ongeluk verwijderde teams of kanalen te herstellen.

Waarom een back-up van Microsoft 365?

In de beginfase van Microsoft 365 werd het beschouwd als een oplossing waarvoor je geen back-up meer nodig had. Microsoft had genoeg ingebouwde bescherming om dit niet meer nodig te hebben. Naarmate de Microsoft 365-service volwassener is geworden en het gebruikersaantal is gegroeid, is het duidelijk geworden dat er een back-up ontbreekt.

Het hebben van een back-upservice voor Microsoft 365 is essentieel voor elke organisatie die bedrijfskritieke informatie heeft opgeslagen in hun Microsoft 365-omgeving. Microsoft raadt zelf aan dat er gebruik wordt gemaakt van back-upservices die een professionele IT-partij levert.

Als er een malware- of ransomware-inbreuk is, is een externe kopie de gemakkelijkste en soms de enige manier om de gegevens te herstellen. Het herstellen van een Exchange-mailbox is een langzaam, rommelig en onveilig proces met behulp van de native tools. Wij kunnen je helpen om jouw Microsoft 365-herstelvereisten te bepalen en je te helpen bij het best passende back-upservice vanuit zowel een functioneel als financieel perspectief.

Als Microsoft Solutions Partner kunnen wij je helpen bij deze uitdagende onderwerpen en helpen wij je graag vooruit!

Meer weten over Microsoft 365 back-up? Neem dan contact met ons op via onderstaand contactformulier.