Veilig printen en scannen: 4 aandachtspunten voor organisaties

Een document dat bij de printer blijft liggen. Een scan die eerst in een mailbox terechtkomt en daarna nog handmatig naar de juiste map moet worden verplaatst. Of verschillende printers binnen dezelfde organisatie die allemaal nét anders zijn ingericht. Het zijn meestal geen problemen waar je dagelijks bij stilstaat. Toch valt er rond printen en scannen vaak meer te verbeteren dan alleen de printer zelf.

Want waar komt een gescand document eigenlijk terecht? Wie kan erbij? Hoe worden printers beheerd? En moet een medewerker echt meerdere handelingen uitvoeren om een document op de juiste plek te krijgen? Door veilig printen en scannen goed in te richten, maak je dagelijkse processen eenvoudiger voor medewerkers en houd je als organisatie meer grip op documenten en beheer.

Ruvano, zusteronderneming van Connectworks en specialist in print-, scan- en documentoplossingen, schreef hierover vier verdiepende artikelen. We zetten de belangrijkste aandachtspunten voor je op een rij.

1. Laat een printopdracht pas vrijgeven als de gebruiker bij de printer staat

Een printopdracht versturen en het document pas een tijdje later ophalen: het gebeurt makkelijk.

Bij een algemeen document is dat meestal geen groot probleem. Bij bijvoorbeeld personeelsgegevens, contracten of andere vertrouwelijke informatie ligt dat anders. Met beveiligd printen wordt een opdracht daarom niet direct afgedrukt. De printopdracht blijft eerst in een wachtrij staan. Pas wanneer de gebruiker zich bij een printer identificeert, bijvoorbeeld met een pas of pincode, wordt het document vrijgegeven.

In een follow-me-omgeving kan een gebruiker zijn printopdracht bovendien vaak bij verschillende geschikte printers ophalen. Niet-opgehaalde opdrachten kunnen na een ingestelde periode automatisch uit de wachtrij worden verwijderd. Zo blijven documenten minder snel onbeheerd bij een printer liggen en krijgt de gebruiker tegelijkertijd meer vrijheid in waar een opdracht wordt opgehaald.

Lees bij Ruvano: Beveiligd printen – je document komt pas uit de printer als jij er bent

2. Scan rechtstreeks naar de cloud

Veel organisaties werken inmiddels dagelijks vanuit Microsoft 365, OneDrive, SharePoint of andere cloudomgevingen. Toch verloopt het scanproces soms nog via allerlei tussenstappen. Een document wordt bijvoorbeeld naar een mailbox gestuurd, vervolgens gedownload en daarna handmatig opgeslagen op de plek waar het eigenlijk moet staan.

Dat kan eenvoudiger.

Door documenten rechtstreeks vanaf de scanner naar de cloud te sturen, kan een bestand direct op de juiste locatie terechtkomen. Met vaste scanprofielen en workflows kan bovendien vooraf worden bepaald hoe documenten moeten worden verwerkt. Daar kan ook verdere automatisering aan worden gekoppeld. OCR-technologie kan ervoor zorgen dat de tekst in gescande documenten doorzoekbaar wordt. Documenten kunnen daarnaast bijvoorbeeld direct als PDF/A worden opgeslagen wanneer ze voor langere tijd moeten worden bewaard.

De winst zit daardoor niet alleen in een paar handelingen minder. Het scanproces wordt een vast en beter beheersbaar onderdeel van de manier waarop documenten binnen de organisatie worden verwerkt.

Lees bij Ruvano: Waarom documenten direct naar de cloud scannen?

3. Beheer printers centraal in plaats van afzonderlijk

Met één printer is afzonderlijk beheer nog goed te overzien. Maar zodra een organisatie meerdere printers, vestigingen en gebruikers heeft, kan het beheer snel complex worden. Instellingen verschillen per apparaat, verschillende drivers blijven in omloop en wijzigingen moeten op meerdere plekken worden doorgevoerd.

Met centraal printbeheer kun je veel van deze onderdelen vanuit één omgeving beheren. Denk aan gebruikersrechten, standaardinstellingen, drivers, firmware en rapportages over het printgebruik. Dat maakt het niet alleen eenvoudiger voor IT. Medewerkers krijgen ook een meer uniforme werkwijze en nieuwe printers kunnen direct volgens dezelfde afspraken worden ingericht.

Ook beleidskeuzes zijn makkelijker organisatiebreed toe te passen. Denk aan standaard dubbelzijdig printen, het beperken van kleurgebruik of het instellen van beveiligd printen voor bepaalde gebruikers of documenten.

Lees bij Ruvano: Centraal printbeheer – grip, auditing en beleid

4. Zorg dat een scan direct op de juiste plek terechtkomt

Een document scannen is eenvoudig. Maar zodra papier digitaal wordt, begint het echte proces pas. Waar wordt het bestand opgeslagen? Wie heeft toegang tot die locatie? Hoe lang blijft het document daar staan? En kan een medewerker per ongeluk een verkeerde bestemming kiezen?

Een algemene scanmap of vrij in te vullen e-mailadres lijkt flexibel, maar kan juist voor onduidelijkheid zorgen. Documenten kunnen op een verkeerde plek terechtkomen of toegankelijk zijn voor meer mensen dan nodig. Met vaste scanroutes kun je vooraf bepalen waar een document terechtkomt. Denk bijvoorbeeld aan een projectmap, persoonlijk dossier, HR-dossier of financiële workflow.

Ook zaken als toegangsrechten, bewaartermijnen, beveiligde verbindingen en tijdelijke opslag kunnen onderdeel zijn van de inrichting. Voor medewerkers hoeft dat niet ingewikkelder te worden. Juist door vooraf goede keuzes te maken, kan het scanproces op het apparaat zelf eenvoudig blijven.

Lees bij Ruvano: Veilig scannen – documenten direct naar de juiste plek

Kijk verder dan alleen de printer

Bij printen en scannen wordt vaak vooral gekeken naar het apparaat zelf. Werkt de printer? Kunnen medewerkers scannen? Is er voldoende toner? Maar veel winst zit juist in het proces daaromheen.

Komt een scan direct op de juiste plek terecht? Zijn instellingen binnen de organisatie hetzelfde? Kunnen wijzigingen centraal worden doorgevoerd? En ligt een vertrouwelijke printopdracht niet onnodig in de uitvoerlade? Door daar goed naar te kijken, kun je dagelijkse handelingen eenvoudiger maken, het beheer overzichtelijker houden en meer grip krijgen op de manier waarop documenten binnen de organisatie worden verwerkt.

Ruvano is gespecialiseerd in print-, scan- en documentoplossingen en gaat in de vier artikelen uitgebreider in op deze onderwerpen.

Bekijk meer kennis over printen, scannen en documentoplossingen bij Ruvano