Microsoft 365 Copilot: welke extra gebruikskosten kun je verwachten?

Microsoft past daarom de standaardinstellingen voor de facturatie van nieuwe Copilot Business-licenties aan. Wat verandert er precies, wat betekent dit voor Nederlandse organisaties en hoe voorkom je onverwachte kosten?

Niet alle Copilot-functies vallen onder je vaste licentie

Veel organisaties gebruiken Copilot om e-mails samen te vatten, teksten te schrijven of informatie uit documenten te halen. Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, hangt af van de licenties die je hebt. Microsoft ontwikkelt daarnaast steeds meer AI-functies die zelfstandig uitgebreidere taken kunnen uitvoeren. Denk aan Copilot Cowork, waarmee je een opdracht kunt geven die uit meerdere stappen bestaat. Bijvoorbeeld het verzamelen van informatie, verwerken van gegevens en voorbereiden van een resultaat.

Voor bepaalde aanvullende functies geldt een ander kostenmodel: betalen naar gebruik, ook wel pay-as-you-go genoemd. Dat betekent niet dat iedere vraag aan Copilot extra geld kost. Het onderscheid zit tussen de mogelijkheden die binnen je licentie vallen en aanvullende functies waarvoor verbruik afzonderlijk wordt berekend.

Wat verandert er vanaf 1 december 2026?

Microsoft heeft aangekondigd dat gebruiksafhankelijke facturatie vanaf 1 december 2026 standaard wordt ingeschakeld bij nieuwe Microsoft 365 Copilot Business-abonnementen die via een Microsoft-partner worden aangeschaft. Dit geldt voor de landen waar de wijziging wordt uitgerold. Bij deze instelling hoort een standaardlimiet van 4.000 Copilot Credits per gebruiker per maand. Deze limiet kunnen beheerders aanpassen. Copilot Credits zijn een rekeneenheid waarmee Microsoft het verbruik van bepaalde AI-functies bijhoudt. Het gaat dus niet om 4.000 gratis credits die je automatisch bij je licentie krijgt.

Belangrijk: Nederland valt voorlopig buiten deze wijziging. De nieuwe standaardinstelling wordt hier op 1 december 2026 nog niet ingevoerd. Microsoft heeft nog niet bekendgemaakt wanneer Nederland volgt.

Dat betekent overigens niet dat er in Nederland geen aanvullende AI-kosten kunnen ontstaan. Ook nu kunnen bepaalde AI-functies, afhankelijk van de beschikbaarheid en inrichting, afzonderlijk worden afgerekend.

Wordt Microsoft 365 Copilot hierdoor duurder?

Niet automatisch. Het inschakelen van een facturatiemogelijkheid betekent niet dat je direct extra kosten maakt. Die ontstaan pas wanneer je functies gebruikt waarvoor afzonderlijk verbruik wordt berekend. Wel is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de maandelijkse licentiekosten. Als je organisatie steeds meer gebruikmaakt van AI-agents en geavanceerde Copilot-functies, wil je vooraf weten wat die kosten, wie ze mag gebruiken en hoeveel budget beschikbaar is.

Ook hebben niet alle AI-agents hetzelfde kostenmodel. Controleer daarom per toepassing wat binnen je licentie valt en welke aanvullende kosten mogelijk zijn.

Zo houd je grip op de kosten van Copilot

Meer AI-mogelijkheden kunnen veel opleveren. Maar dan wil je natuurlijk wel weten wat je ervoor betaalt. Met deze vier stappen houd je het overzicht.

1. Controleer welke AI-functies je gebruikt

Breng in kaart welke Copilot-licenties je organisatie heeft en welke aanvullende functies beschikbaar of ingeschakeld zijn. Kijk ook of er al gebruikskosten worden gemaakt.

2. Stel duidelijke budgetten en toegangsrechten in

Bepaal welke medewerkers betaalde AI-functies mogen gebruiken. Maak daarnaast afspraken over het beschikbare budget en wie het verbruik controleert. Via het Cost Management-dashboard in het Microsoft 365-beheercentrum kun je voor ondersteunde functies limieten en waarschuwingen instellen.

3. Begin met een kleine groep gebruikers

Wil je een nieuwe AI-functie inzetten? Test deze dan eerst met een beperkt aantal medewerkers en een concrete opdracht. Zo ontdek je hoeveel de functie daadwerkelijk oplevert en welke kosten daarbij horen.

4. Kijk verder dan alleen de kosten

Een AI-functie die geld kost, kan alsnog een goede investering zijn. Bijvoorbeeld wanneer medewerkers er iedere week tijd mee besparen of minder handmatige werkzaamheden hoeven uit te voeren. Kijk daarom niet alleen naar het verbruik, maar vooral naar de waarde voor je organisatie.

Meer uit Copilot halen, zonder verrassingen

Microsoft 365 Copilot biedt steeds meer mogelijkheden om dagelijkse werkzaamheden te ondersteunen en processen slimmer in te richten. Maar naarmate AI meer taken overneemt, wordt het belangrijker om goed na te denken over het gebruik en de bijbehorende kosten. Bij Connectworks helpen we je om Copilot op een praktische en beheersbare manier in te zetten. We kijken welke mogelijkheden passen bij jouw organisatie, wat er binnen je huidige licenties valt en hoe je grip houdt op eventuele aanvullende kosten.

Benieuwd wat deze ontwikkelingen voor jouw organisatie betekenen?
Neem contact op met je accountmanager bij Connectworks. We kijken graag met je mee.