Strategisch automatiseren: Pointsolution, platform of maatwerk?

Herken je dit? Je hebt een bedrijfsproces dat je graag wilt automatiseren. Na wat onderzoek te hebben gedaan op Google, vind je allerlei mooie tools die je bedrijfsproces kunnen automatiseren. Handig, dat begrijpen we. Maar is dat wel de juiste benadering?

Hoewel kant-en-klare applicaties vaak direct beschikbaar zijn en in sommige gevallen directe oplossingen bieden, is het belangrijk om na te denken over de toekomstbestendigheid, beveiliging en de schaalbaarheid van de oplossing.

Scenario

Laten we eens een scenario schetsen. Stel je voor dat je werkzaam bent in de maakindustrie en jouw bedrijf biedt een dienstverlening aan waarbij je service, onderhoud en installaties van producten of diensten verzorgt. Als bedrijf heb je een team van buitendienst medewerkers in dienst. Telkens wanneer zij naar klanten gaan, nemen ze traditioneel papieren werkbonnen en checklists mee voor de uit te voeren taken. Deze documenten bevatten essentiële informatie over de opdrachten, de benodigde materialen en de uit te voeren stappen om een goede service te kunnen verlenen aan de klanten.

Je besluit om dit proces te automatiseren. Nadat je onderzoek hebt gedaan ontdek je dat er in de markt ontzettend veel “field service” oplossingen beschikbaar zijn. De meeste van deze oplossingen zijn rijk aan functionaliteiten, zoals automatisch plannen, geolocaties, het sluiten van overeenkomsten, automatische verstoringen melden via IoT, en nog veel meer.

In ons scenario bieden deze oplossingen meer functionaliteiten dan wat je vaak nodig hebt. Tegelijkertijd ben je wellicht voorbereid op toekomstige ontwikkelingen. Het is een lastige situatie. In deze blog helpen wij je met het maken van de juiste keuze.

Pointsolutions

Een pointsolution is een applicatie die zich richt op een specifiek bedrijfsproces of niche en lost vaak specifieke problemen binnen jouw organisatie op. Dat is natuurlijk geweldig!

Het voordeel van pointsolutions is de eenvoudige en snelle implementatie doordat een pointsolution zich vaak richt op een specifiek probleem. De applicatie is vaak rijk aan functionaliteiten en de kosten voor een implementatie zijn over het algemeen laag. Toch zijn er enkele overwegingen die je moet maken bij het kiezen van een pointsolution. Naast de genoemde voordelen zijn er ook nadelen verbonden aan het gebruik ervan. Omdat een pointsolution vaak gericht is op een specifiek probleem, is de aanpasbaarheid en schaalbaarheid meestal beperkt.

Daarnaast vermindert het de beheersbaarheid van je applicatielandschap voor je beheerders. Beheerders moeten bekend zijn met meerdere applicaties, elk met hun eigen gebruikersinterface en configuratiemogelijkheden. Een ander aspect dat vaak voorkomt, is dat data op verschillende plaatsen wordt opgeslagen, wat leidt tot datasilo’s. Datasilo’s verwijzen naar situaties waarin gegevens geïsoleerd zijn opgeslagen en niet gemakkelijk toegankelijk zijn voor andere delen van een organisatie of systeem.

Hoewel de meeste applicaties tegenwoordig mogelijkheden bieden om gegevens uit te wisselen tussen verschillende applicaties, brengt dit extra complexiteit met zich mee voor je beheerders. Je moet nadenken over waar je de golden records opslaat (welke data is leidend). De koppelingen moeten worden beheerd, en als ze uitvallen, kan dit leiden tot verstoringen binnen je organisatie. Het is dus belangrijk om deze aspecten in overweging te nemen bij het implementeren van pointsolutions.

Platform

Bij een platformstrategie kies je voor één platform, een uitgebreid raamwerk dat jouw organisatie voorziet van een flexibele en schaalbare infrastructuur voor het ontwikkelen, integreren en beheren van diverse op maat gemaakte en out of the box oplossingen. In tegenstelling tot pointsolutions, die zich richten op specifieke problemen, biedt een platform een holistische benadering. Een holistische benadering niet alleen gericht is op het oplossen van afzonderlijke problemen, maar ook op het integreren en optimaliseren van alle aspecten van de bedrijfsactiviteiten binnen een enkelvoudig, samenhangend systeem.

Het kenmerkende van een platform is de mogelijkheid om een ecosysteem van applicaties te gebruiken of te bouwen die naadloos met elkaar kunnen samenwerken en gegevens kunnen delen. Het biedt jouw organisatie de flexibiliteit om hun bedrijfsprocessen aan te passen en uit te breiden naarmate jullie behoeften veranderen, zonder afhankelijk te zijn van afzonderlijke oplossingen voor elk specifiek probleem.

Daarnaast biedt een platform vaak een gedeelde database en gegevensmodel, waardoor gegevensconsistentie wordt bevorderd en datasilo’s worden vermeden. Dit zorgt voor een geïntegreerde en uniforme gebruikerservaring binnen de organisatie, wat leidt tot betere besluitvorming en operationele efficiëntie.

Bij een platformstrategie zijn er enkele potentiële aandachtspunten waar je rekening mee moet houden. Ten eerste kunnen platformoplossingen vaak gepaard gaan met een hogere investering voor de initiële implementatie. Dit komt doordat de applicaties binnen een platform vaak meer generiek zijn opgezet dan een pointsolution. Daardoor moet je vaak meer tijd investeren om de applicaties binnen het platform aan te passen naar gelang jouw bedrijfsprocessen.

Daarnaast kan de complexiteit van platforms leiden tot een langere implementatietijd. Omdat platforms vaak een breed scala aan functionaliteiten bieden, kan het langer duren voordat ze volledig operationeel zijn en aangepast zijn aan de specifieke behoeften van jouw organisatie.

Maatwerk

Een maatwerkoplossing verwijst naar softwareapplicaties die specifiek zijn ontworpen en ontwikkeld om aan de unieke behoeften en vereisten van jouw organisatie te voldoen. In tegenstelling tot kant-en-klare pointsolutions of platformoplossingen, die vaak algemene functionaliteiten bieden die voor een breed scala aan gebruikers geschikt zijn, wordt een maatwerkoplossing op maat gemaakt om precies te voldoen aan de specifieke workflows, processen en vereisten van jouw organisatie.

Bij een maatwerkoplossing wordt de software vanaf de grond opgebouwd, waarbij alle aspecten, zoals functionaliteiten, gebruikersinterface en integraties, worden afgestemd op de specifieke behoeften van jouw organisatie. Dit biedt een hogere mate van flexibiliteit en maakt het mogelijk om de software volledig aan te passen aan de unieke bedrijfsprocessen en doelstellingen van jouw organisatie.

Hoewel maatwerkoplossingen vaak meer tijd en middelen vergen voor de ontwikkeling en implementatie in vergelijking met kant-en-klare oplossingen, bieden ze een aanzienlijk voordeel doordat ze perfect aansluiten op de specifieke behoeften van de organisatie. Dit kan leiden tot verbeterde efficiëntie, hogere productiviteit en een betere gebruikerservaring binnen de organisatie.

De terugkerende kosten voor maatwerkoplossingen zijn vaak iets lager in vergelijking met kant-en-klare oplossingen, voornamelijk vanwege de gerichte aard van de ontwikkeling. Aangezien maatwerkoplossingen specifiek zijn ontworpen om te voldoen aan de behoeften van jouw organisatie, zijn ze doorgaans efficiënter in het gebruik van middelen en vereisen ze minder aanpassingen na de initiële implementatie.

Bovendien hebben maatwerkoplossingen minder kans op onnodige functionaliteiten of overbodige onderdelen die de kosten kunnen opdrijven. Organisaties betalen alleen voor wat ze nodig hebben en gebruiken, wat kan resulteren in lagere terugkerende kosten op lange termijn.

Het is echter belangrijk op te merken dat de initiële investering voor maatwerkoplossingen over het algemeen flink hoger zijn vanwege de ontwikkelingskosten en de tijd die nodig is om de oplossing te bouwen. Daarnaast zien wij vaak dat maatwerkoplossingen zijn ontworpen en worden beheerd door één leverancier en ben je altijd aangewezen op deze leverancier wanneer je aanpassingen wil maken (hierover later meer).

Keuzes, keuzes & keuzes

Laat ik duidelijk zijn: er bestaat geen “beste keuze” of “one size fits all” oplossing. Elke oplossing heeft zijn voor- en nadelen. Het maakt niet uit welke keuze je maakt, zolang je maar een weloverwogen beslissing neemt!

Om je te helpen met het maken van deze bewuste keuze neem dan de volgende zaken in overweging:

• Het maken van de beste keuze tussen verschillende strategieën, zoals platform, pointsolution, of maatwerk, vereist een grondig begrip van de behoeften, doelstellingen en mogelijkheden van jouw organisatie. Haast je dus niet, ook al lijkt de oplossing simpel, onderzoek eerst welke impact het heeft.
• Het is essentieel om een analyse te maken van de huidige processen, workflows en knelpunten binnen jouw organisatie. Identificeer de specifieke uitdagingen die je wilt aanpakken en bepaal welke functionaliteiten en flexibiliteit nodig zijn om deze uitdagingen effectief aan te pakken.
• Technologie is ondersteunend en niet leidend. Ik zie nog steeds te veel bedrijven de fout maken door binnen de beperkingen van hun applicaties te denken. Laat dit los; technologie volgt de behoefte en niet andersom. Met andere woorden, begin dus altijd met de inventarisatie van de behoeften en pas dan ga je kijken naar technologie.
• Neem bij het overwegen van je keuzes ook de toekomstvisie van jouw organisatie in acht. Welke groeiplannen heb je? Hoe ziet de markt er over vijf jaar uit? Door vooruit te kijken, kun je een strategie kiezen die niet alleen voldoet aan de huidige behoeften, maar ook schaalbaar is en zich kan aanpassen aan toekomstige veranderingen.
• Een grondige evaluatie van de beschikbare oplossingen is ook cruciaal. Vergelijk de voordelen en nadelen van platformoplossingen, pointsolutions en maatwerk, rekening houdend met factoren zoals kosten, implementatietijd, aanpasbaarheid, integratiemogelijkheden en terugverdientijd.
• Adoptie is cruciaal! Verzamel altijd input van belanghebbenden binnen de organisatie, zoals IT-teams, operationele teams en leidinggevenden. Hun inzichten en perspectieven kunnen helpen bij het identificeren van specifieke vereisten en het afwegen van de voor- en nadelen van elke strategie.

Uiteindelijk is de beste keuze vaak een gebalanceerde benadering, waarbij je profiteert van de voordelen van elk type strategie. Door een flexibele en schaalbare aanpak te kiezen, kun je een oplossing vinden die perfect aansluit bij de unieke behoeften en doelstellingen van jouw organisatie, zowel nu als in de toekomst.

Voordat je gaat!

Als je een nieuwe applicatie overweegt, is het raadzaam om het Microsoft Platform, waaronder Microsoft Dynamics 365 en het Power Platform vallen, mee te nemen in je overweging. Dit platform biedt strategische voordelen en dekt twee van de drie eerdergenoemde scenario’s (Platform en Maatwerk), met significant meer voordelen dan traditionele strategieën.

Veel van onze klanten hebben al een bestaande infrastructuur van Microsoft in gebruik. Dit betekent dat er geen nieuwe architectuur opgezet hoeft te worden, aangezien de applicaties naadloos kunnen integreren met bestaande Microsoft-systemen.

Microsoft Dynamics 365 omvat een uitgebreide suite van bedrijfsapplicaties die organisaties helpen bij het beheren van kernactiviteiten zoals sales, klantenservice, field service, marketing en operations.

Het Power Platform bestaat uit onder andere Power BI, Power Apps, Power Automate en Power Virtual Agents, waarmee organisaties maatwerkoplossingen kunnen creëren om hun bedrijfsprocessen te automatiseren.

De combinatie van Dynamics 365 en het Power Platform heeft minder nadelen dan traditionele strategieën. Ter illustratie, voor een van onze klanten hebben we een app gemaakt voor hun buitendienstmedewerkers. Hiermee hebben we hun papieren werkbonnen en urenverantwoording gedigitaliseerd, zonder de noodzaak van een uitgebreide “field service” implementatie. Het voordeel van deze aanpak is dat wanneer onze klant er klaar voor is, we kunnen doorgroeien naar Dynamics 365 Field Service.

Een ander voordeel is dat het risico om vast te zitten aan één leverancier wordt geminimaliseerd. Door gebruik te maken van standaard technieken binnen het Power Platform en opslag in een centrale database (Dataverse), die standaard wordt meegeleverd, kunnen andere Microsoft-partners de oplossing overnemen en doorontwikkelen, zonder dat je gebonden bent aan een specifieke leverancier.

“Wil je meer weten over het Microsoft Platform of heb je hulp nodig bij het maken van een goede keuze? Maak een vrijblijvende afspraak met mij, waarbij we onder het genot van een kop koffie jullie behoeften bespreken en ik een vrijblijvend advies geef.” – Arjan